بالنسبة للعديد من المؤسسات، يمثل تطوير خدمات إدارة بيانات البحث مشروعًا جديدًا تمامًا، حيث يتطلب في كثير من الأحيان تغييرًا تنظيميًا وسلوكيًا كبيرًا. لضمان أن تستمر هذه التغييرات يتطلب إنشاء - وقبول رسمي - لخطة عمل طويلة الأجل. يجب أن تحدد خطة العمل الأهداف والتكاليف المتوقعة والمصروفات المخطط لها ونشر الموارد وتعزيزها وبرنامج التغيير الآجل والفوائد المتوقعة. توضح النقاط التالية ملخص للإجراءات الرئيسية المتعلقة بخطط الأعمال والاستدامة.

• استنادًا إلى استراتيجيتك، ضع خطة عمل مرحلية تغطي التوقعات لمدة 3 و 5 و 10 سنوات.
• تحديد التكاليف المتوقعة والمصروفات المخططة، مع بيان السنة المالية التي سيحدث فيها الإنفاق.
• فكر بإمكانية استرداد التكاليف، على سبيل المثال ممكن فرض رسوم على الخدمات.
• إجراء تحليل للتكاليف / الفوائد للمساعدة في جعل قضية الاستثمار.
• معالجة قضايا الاستدامة والتكاليف طويلة الأجل المرتبطة بها.

يتطلب العديد من ممولي الأبحاث الرئيسيين إدراج خطة لإدارة البيانات كجزء أساسي من تطبيقات المنح البحثية. في حين قد يكون لكل جهة تمويل تركيز مختلف، فإنها تتطلب بشكل عام مخططًا أساسيًا للبيانات التي سيتم جمعها وشرحًا لكيفية إدارتها ومشاركتها وحفظها، مما يبرر أي قيود يجب تطبيقها. يعد التخطيط لإدارة البيانات فرصة لإظهار الوعي بأفضل الممارسات وطمأنة الممولين بأن البيانات سيتم إدارتها بما يتماشى مع سياساتهم.
يمكن أن يكون تخطيط إدارة البيانات أداة مفيدة للغاية للمؤسسات: فهي توفر فرصة لجمع التفاصيل حول حجم البيانات المتوقعة، كما يوفر الوقت والجهد. إن عملية تخطيط إدارة البيانات مفيدة للباحثين لأنها تجعل عملية البحث أكثر سهولة.

من المتوقع أن يكون لدى مؤسسات الأبحاث سجلاً لبيانات الأبحاث التي يحملونها ولجعل هذه البيانات الوصفية متاحة عبر الإنترنت لدعم قابلية اكتشاف البيانات وإعادة استخدامها. تنص المبادئ المشتركة لـ RCUK على سياسة البيانات على ما يلي:
لتمكين اكتشاف البيانات البحثية وإعادة استخدامها من قبل الآخرين، يجب تسجيل البيانات الوصفية الكافية وجعلها متاحة بشكل مفتوح لتمكين الباحثين الآخرين من فهم البحوث وإعادة استخدام البيانات المحتملة.
كل ذلك يترك المؤسسة بمجموعة من القضايا للنظر فيها وهي:

• ما البيانات الوصفية اللازمة لتسجيل مجموعات البيانات بشكل كافٍ؟
• هل يوجد بالفعل أي من هذه البيانات الوصفية، وإذا كان الأمر كذلك، فأين يتم الاحتفاظ بها؟
• كيف يتم انشاء البيانات الوصفية؟
• كيف سيتم الكشف عن البيانات الوصفية، وهل يمكن تجميعها؟

يجب مراعاة الأمور التالية عند إدارة البيانات أثناء المرحلة النشطة من البحث وهي:

• مساحات تخزين كافية للبيانات البحثية لضمان استيعاب واسع للبيانات.
• ربط التطبيقات ذات الصلة التي توفر المرونة والوظائف المطلوبة من قِبل الباحثين لتخزين بياناتهم والوصول إليها ومشاركتها أثناء التعاون البحثي.
• مراجعة مقتنيات البيانات وممارسات إدارة بيانات البحث لمعرفة ما إذا كانت البنية التحتية والأنظمة الحالية تفي بالمتطلبات.
• حيثما كان ذلك مناسبًا، قم بإعداد حالة للاستثمار لتوفير مساحات تخزين إضافية.

بمجرد الانتهاء من تحديد البيانات التي تريد الاحتفاظ بها، هناك سؤال واضح يجب معالجته وهو كيفية الحفاظ عليها ومشاركتها. ربما يكون الاعتبار الأول هو التكلفة، بما في ذلك السعر الذي يتعين دفعه للحفاظ على مستودع البيانات وتوفير الموظفين الخبراء لتشغيله. من المقبول بشكل عام أن تكون التكاليف مرجحة بشكل كبير حول النقطة التي يتم فيها إيداع البيانات أولاً، حيث يتم معظم النشاط المكثف للموظفين. ومع ذلك، ستظهر تكاليف أخرى اعتمادًا على مدى الحاجة إلى نشاط الحفظ على المدى الطويل ومدة هذه الفترة.
ينبغي عليك ان تأخذ بعين الاعتبار الأمور التالية:

• عليك البدء بتطوير مستودع بيانات مؤسسية الخاص بك بما يتوافق مع بياناتك.
• البحث عن أنظمة أخرى توافق مع المستودع الخاص بك لتطوير إدارة بياناتك وحفظها.
• حدد الدور الذي سوف تلعبه مستودعات البيانات الخارجية في استراتيجية إدارة البحث العلمي الخاصة بك.
• توفير التوجيه والدعم للباحثين لفهم أفضل للخدمات التي يوفرها المستودع الخاص بك.

يجب مراعاة الأمور التالية عند اختيار البيانات وتسليمها وهي:

• تحديد البيانات التي تقع ضمن اختصاصك ووضع معايير لتوجيه القرارات بشأن ما يجب الاحتفاظ به.
• في حالة إنشاء مستودع، طوّر اتفاقيات الإيداع الخاصة بالبيانات.
• تطوير أو استخدام أدوات لتسهيل عمليات إيداع البيانات.
• وضع معايير لتطبيق مستويات مختلفة من التنظيم اعتمادا على طبيعة البيانات.